Archivage des e-mails et eDiscovery basés sur des règles

L’écrasante majorité des systèmes de messagerie d’entreprise fait face à une inflation du volume d’informations. Selon l’ARMA (American Records Management Association), 90 % des documents créés aujourd’hui le sont au format électronique, ce qui fait du système de messagerie le référentiel de données le plus important de votre entreprise.

Pour la productivité et la sécurité de votre entreprise, il est vital que les informations stockées dans le système de messagerie soient archivées de manière sécurisée et soient faciles à retrouver. Cela peut toutefois constituer un réel défi dans les environnements qui utilisent plusieurs plates-formes de messagerie.

Réduction des coûts et de la complexité de l’archivage des e-mails et des activités d’eDiscovery

Netmail Archive s’adresse aux plates-formes Novell GroupWise et Microsoft Exchange Server (2003/2007/2010). Cette solution d’eDiscovery et d’archivage des e-mails préserve vos e-mails archivés de manière intelligente, tout en réduisant sensiblement les coûts et la complexité de l’archivage des e-mails à l’échelle de l’entreprise. De plus, elle génère des messages électroniques pendant la phase d’eDiscovery.

• INTEROPÉRABILITÉ TOTALE ENTRE LES PLATES-FORMES DE MESSAGERIE. Permet aux entreprises d’archiver rapidement tous les e-mails, pièces jointes et autres enregistrements électroniques provenant de Novell GroupWise et Microsoft Exchange Server (2003/2007/2010) dans un référentiel central.
• ARCHIVAGE DES E-MAILS BASÉ SUR DES RÈGLES DE GESTION. Automatise l’archivage des e-mails de manière centralisée à des fins de conformité, d’eDiscovery et d’audits internes, sur la base de l’identité et du rôle des employés de l’entreprise.
• EDISCOVERY SIMPLIFIÉE AVEC NAVIGATION ORIENTÉE. Les technologies de pointe vous permettent d’effectuer des recherches simultanées dans plusieurs emplacements. Avec la fonction de navigation orientée, vous pouvez retrouver instantanément l’e-mail dont vous avez besoin parmi des millions de dossiers archivés. Netmail Archive propose un référentiel central, facilement accessible par le biais de visionneuses Web ou eDiscovery autonomes. Vous avez ainsi la possibilité de rechercher des e-mails à l’échelle de l’entreprise et de satisfaire les demandes en matière de recherche juridique.
• UNE EXPÉRIENCE UTILISATEUR AGRÉABLE. Offre une expérience utilisateur agréable en permettant un accès transparent à des e-mails archivés par l’entremise de clients GroupWise WebAccess, Outlook et Outlook Web App.

De l’utilité de mettre en place une stratégie d’archivage des e-mails

De la nécessité d’archiver les e-mails…

Facteurs

D’un point de vue légal et réglementaire, votre entreprise est tenue de produire ses enregistrements d'e-mail en cas de litige, d’audit ou de demande de renseignements.

La loi Sarbanes-Oxley, le Gramm-Leach-Bliley Act, le HIPAA, le FIPPA et les règles de procédure civile obligent les entreprises à conserver et protéger la confidentialité de leurs enregistrements électroniques, car il s’agit d’une source de renseignement et de preuve de premier choix. En fait, la production d’e-mails est demandée dans 75 % des actions en justice. Dans certains cas, les organismes de régulation peuvent exiger la production des anciens enregistrements d’e-mail et ce, sous 30 jours.

Problème

Comme la grande majorité des entreprises, il vous est impossible de présenter ces enregistrements « à la demande » en raison de règles de conservation obsolètes ou de méthodes d’archivage archaïques.

Les enregistrements d’e-mail sont supprimés, manuellement ou automatiquement, selon une fréquence variant entre 30 et 90 jours. En règle générale, les entreprises qui stockent les e-mails dans l’éventualité d’une reprise sur sinistre utilisent des bandes de sauvegarde. Dans le cas de la sauvegarde des e-mails, le problème est dû au fait que les messages enregistrés précédemment sont souvent écrasés. Effectuer des recherches sur une bande de sauvegarde s’avère à la fois long et coûteux ; les coûts de restauration d’une bande sont ainsi compris entre 1 000 et 1 500 euros.

Conséquences

Si votre entreprise n’est pas en mesure de présenter, à temps, les enregistrements demandés, cela risque de lui coûter très cher. Si vous ne parvenez pas à remettre la main sur ces enregistrements, l’addition risque d’être très salée.

En moyenne, les entreprises dépensent 1 million d’euros en frais de justice, dont 30 % sont affectés aux tâches informatiques, telles que la recherche d’e-mails. L’absence de production d’enregistrements dans le cadre de recherches juridiques signifie que les entreprises ne disposent pas des preuves nécessaires à leur défense. Si la Cour établit qu’une entreprise a détruit ses enregistrements, elles encourt une lourde amende, voire une peine d’emprisonnement pour ses dirigeants. En fait, 84 % de toutes les amendes infligées en matière d’eDiscovery sont dues à la destruction d’e-mails.

Solution

Votre entreprise doit automatiser l’archivage de ses e-mails et leur destruction en fin de vie, tout en étant capable de les récupérer instantanément en cas de besoin.

La solution Netmail Archive de Messaging Architects gère le cycle de vie de vos e-mails en les conservant et en les détruisant, de manière intelligente, conformément aux règles de conservation des documents en vigueur, ainsi qu’aux rôles et responsabilités des différents acteurs de l’entreprise, tout en réduisant les coûts liés aux tâches informatiques et à l’eDiscovery.

Avantages

L’utilisation de Netmail Archive pour l’archivage des e-mails s’accompagne des avantages suivants pour votre entreprise :

• Application de ses propres règles de conservation des e-mails
• Conformité avec les lois en matière de conservation des documents
• Réduction du temps consacré à l’eDiscovery et des coûts y afférents
• Préservation de l’authenticité de vos e-mails archivés
• Réduction des coûts de stockage des e-mails

En savoir plus sur les fonctions et avantages de Netmail Archive

Plate-forme évolutive de gestion des risques de messagerie d’entreprise

Netmail Archive est conçu pour mettre à la disposition des entreprises une puissante solution qui allie évolutivité et tolérance aux pannes.

• Netmail Archive est configuré pour détecter automatiquement les clusters et les nœuds supplémentaires afin d’optimiser les performances.
• Netmail Archive contrôle et identifie les nœuds système qui peuvent être surchargés et réduire le niveau de performance, puis redistribue la charge de travail afin d’exploiter au mieux les ressources du système.

Interopérabilité totale entre les plates-formes de messagerie

Netmail Archive est une solution stable, fiable et facile à déployer, qui peut sans problème être intégrée dans vos systèmes de messagerie et de collaboration existants sans porter atteinte à la stabilité ou à l’évolutivité de l’environnement.

• Permet aux entreprises d’archiver rapidement tous les e-mails, pièces jointes et autres enregistrements électroniques provenant de Novell GroupWise et Microsoft Exchange Server (2003/2007/2010) à des fins de conformité. Il offre, en outre, la possibilité de répondre rapidement aux demandes d’information (eDiscovery).  
• Prend en charge le déploiement d’environnements de messagerie mixtes dans les entreprises où coexistent GroupWise et Exchange. 
• Permet aux entreprises d’effectuer une transition graduelle vers une nouvelle plate-forme de messagerie suivant leurs besoins.
• Garantit la compatibilité avec tout système de messagerie futur en archivant les e-mails dans un format de fichier XML indépendant du système.

Outils de migration améliorés

Netmail Archive s’accompagne d’outils de migration améliorés pour aider les entreprises à effectuer une migration entre différentes plates-formes de messagerie.

• Réduit les risques et la complexité des migrations du système de messagerie en diminuant le volume de la mémoire des messages avant la migration.
• Offre aux entreprises la possibilité de dimensionner les utilisateurs et listes de diffusion entre les systèmes de messagerie.
• Rend inutile l’achat d’outils de migration tiers dont les coûts sont considérables pour un usage unique.

eDiscovery

Netmail Archive aide les entreprises à répondre aux demandes d’information (eDiscovery) rapidement et à moindre coût.

• Propose des fonctions de navigation orientée pour les recherches avancées et l’analyse des éléments archivés.
• Permet aux administrateurs d’effectuer une recherche parmi des millions d’e-mails, d’éléments d’agenda, de notes et de tâches, en quelques secondes seulement.
• Prend en charge un point de recherche unique afin d’aider les entreprises à réduire de manière significative les coûts de recherche d’information (eDiscovery) et à accélérer la réponse à ces demandes.

Netmail Archive et Netmail Store 

Netmail Archive aide les administrateurs à mettre en application des règles de messagerie souples sans porter atteinte aux droits de confidentialité et de liberté des informations. De son côté, Netmail Store permet de faire face à l’explosion des volumes de données électroniques, véritable cauchemar pour les administrateurs.

• Prend en charge le stockage d’une seule copie de la pièce jointe d’un message archivé grâce au stockage à instance unique (Single Instance Storage) afin de permettre aux administrateurs de mieux contrôler la circulation et la gestion des pièces jointes.
• Libère de l’espace de stockage et réduit les exigences globales en termes de stockage.
• Fournit un environnement de stockage écologique. Outre une réduction des coûts, son empreinte CO2 en termes de consommation énergétique, de refroidissement et d’encombrement est nettement inférieure aux produits classiques.

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Une expérience utilisateur agréable

Netmail Archive est conçu pour offrir une expérience utilisateur agréable.

• Fournit une interface d’administration et de recherche basée sur le Web, l’intégration des clients de messagerie et l’intégration d’Outlook Web App ou de GroupWise WebAccess.
• Permet aux utilisateurs finaux d’effectuer facilement des recherches fédérées parmi les e-mails actifs en ligne et les e-mails archivés dans les clients de messagerie Outlook et GroupWise 8.

Présentation des spécifications techniques de Netmail Archive

Spécifications techniques

Netmail Archive Master or Worker Node Server Requirements

While all nodes are active in archiving and running jobs, the Master Node is responsible for overseeing a number of Worker Nodes and performing load balancing among them. (Note: This server may be virtualized; however, note that each instance of virtual server must be given the equivalent of the resources and capabilities described below.)

• Server-class Dual or Quad cores CPU (may be single CPU with Dual or Quad cores)
• 8 GB RAM
• 200 GB available on local disk (if disk not used as archive repository)
• Single IP address or teamed IP ports
• Microsoft Windows Server 2008 Standard version (64-bit) or better
• Outlook Client 2007 SP1 or 2003 SP3 + subsequent hot patches (32-bit version only)
• 64-bit OS on the node where the SAN luns are attached or archives are stored
• .Net 3.5 Framework

Index Server Requirements

The Index Server is responsible for the data-intensive classification of all archived items, including messages and attachments. Multiple instances of this server can be deployed based on total expected load. (Note: This server must not be virtualized.)

• Server-class Dual CPUs with Quad cores
• 32 GB of RAM
• 50 GB available on local disk (if disk is not used as index repository)
• 6 Hard Drives; Server-class, 15k RPM disks (may be internal RAID, SCSI or SAS drives, or external Fiber Channel)
• Single IP Address or Teamed IP Ports
• Windows Server 2008 Enterprise version (64-bit)
• Microsoft .Net 2.0 64-bit Framework
• Visual C++ 2005 SP1 64-bit patch
• JAVA 5.0 64-bit Client

Novell eDirectory

• eDirectory 8.7.3 or higher

Active Directory

• Active Directory for Windows Server 2003 or 2008.

GroupWise Requirements

• GroupWise 6.5.6 or 7.0.1 (or higher) or 7.03 (or higher) for SOAP support
• GroupWise 32-bit Client

Exchange Requirements

• Microsoft Exchange 2003 or 2007 or 2010
• Microsoft Outlook Client 2003 SP3 (and subsequent patches) or 2007 SP1 or 2010

Corporate / Personal Archive Viewer Requirements

• Internet Explorer 7 or higher
• Windows XP or higher
• Java Runtime Environment 5.0

GroupWise WebViewer / WebAccess Requirements

• Internet Explorer 7 or higher
• GroupWise WebAccess 7.0.3 or higher

Outlook Web Access / Outlook Web App / Netmail Search Requirements

• Internet Explorer 7 or higher
• Outlook Web Access 2003, 2007 or Outlook Web App (2010)

Nouveautés de la dernière version de Netmail Archive

Release 2010.1

Netmail Archive 2010.1 comble les besoins des organisations qui migrent vers la plate-forme email Exchange 2010 en fournissant une solution d’archivage complète, des fonctionnalités de recherche avancées, et une méthodologie simple et efficace pour la migration.

• Outils de migration améliorés. Les outils de migrations de Netmail Archive ont été améliorés afin de mieux aider les organisations à faire la transition d’une plate-forme email GroupWise ou Exchange 2003/2007 vers Exchange 2010.
• Interface multilingue. Netmail Archive possède maintenant les mécanismes pour être opéré dans plusieurs langues, facilitant ainsi l’archivage et les recherches d’informations dans les grandes entreprises ayant des bureaux éparpillés de par le monde.
• Gestion de fichiers PST. Netmail PST Radar est un outil polyvalent permettant de détecter, identifier, et gérer les fichiers PST à travers le réseau informatique de votre organisation tout entière. S’intégrant avec Netmail Archive, Netmail PST Radar permet de centraliser et d’importer toutes les données des fichiers PST ainsi localisés dans une archive centrale.