Archivage des e-mails et eDiscovery basés sur des règles

Préservez, protégez et recherchez vos enregistrements électroniques

M+Archive cité dans le rapport Magic Quadrant 2009 de Gartner pour l’archivage actif d’e-mails.

L’écrasante majorité des systèmes de messagerie d’entreprise fait face à une inflation du volume d’informations. Selon l’ARMA (American Records Management Association), 90 % des documents créés aujourd’hui le sont au format électronique, ce qui fait du système de messagerie le référentiel de données le plus important de votre entreprise.

Pour la productivité et la sécurité de votre entreprise, il est vital que les informations stockées dans le système de messagerie soient archivées de manière sécurisée et soient faciles à retrouver. Cela peut toutefois constituer un réel défi dans les environnements qui utilisent plusieurs plates-formes de messagerie.

Réduction des coûts et de la complexité de l’archivage des e-mails et des activités d’eDiscovery

M+Archive s’adresse aux plates-formes Novell GroupWise et Microsoft Exchange Server (2003/2007). Cette solution d’eDiscovery et d’archivage des e-mails préserve vos e-mails archivés de manière intelligente, tout en réduisant sensiblement les coûts et la complexité de l’archivage des e-mails à l’échelle de l’entreprise. De plus, elle génère des messages électroniques pendant la phase d’eDiscovery.

• INTEROPÉRABILITÉ TOTALE ENTRE LES PLATES-FORMES DE MESSAGERIE. Permet aux entreprises d’archiver rapidement tous les e-mails, pièces jointes et autres enregistrements électroniques provenant de Novell GroupWise et Microsoft Exchange Server (2003/2007) dans un référentiel central.
• ARCHIVAGE DES E-MAILS BASÉ SUR DES RÈGLES DE GESTION. Automatise l’archivage des e-mails de manière centralisée à des fins de conformité, d’eDiscovery et d’audits internes, sur la base de l’identité et du rôle des employés de l’entreprise.
• EDISCOVERY SIMPLIFIÉE AVEC NAVIGATION ORIENTÉE. Les technologies de pointe vous permettent d’effectuer des recherches simultanées dans plusieurs emplacements. Avec la fonction de navigation orientée, vous pouvez retrouver instantanément l’e-mail dont vous avez besoin parmi des millions de dossiers archivés. M+Archive propose un référentiel central, facilement accessible par le biais de visionneuses Web ou eDiscovery autonomes. Vous avez ainsi la possibilité de rechercher des e-mails à l’échelle de l’entreprise et de satisfaire les demandes en matière de recherche juridique.
• UNE EXPÉRIENCE UTILISATEUR AGRÉABLE. Offre une expérience utilisateur agréable en permettant un accès transparent à des e-mails archivés par l’entremise de clients GroupWise WebAccess, Outlook et Outlook Web Access.

De l’utilité de mettre en place une stratégie d’archivage des e-mails

De la nécessité d’archiver les e-mails…

Facteurs

D’un point de vue légal et réglementaire, votre entreprise est tenue de produire ses enregistrements d'e-mail en cas de litige, d’audit ou de demande de renseignements.

La loi Sarbanes-Oxley, le Gramm-Leach-Bliley Act, le HIPAA et les règles de procédure civile obligent les entreprises à conserver et protéger la confidentialité de leurs enregistrements électroniques, car il s’agit d’une source de renseignement et de preuve de premier choix. En fait, la production d’e-mails est demandée dans 75 % des actions en justice. Dans certains cas, les organismes de régulation peuvent exiger la production des anciens enregistrements d’e-mail et ce, sous 30 jours.

Problème

Comme la grande majorité des entreprises, il vous est impossible de présenter ces enregistrements « à la demande » en raison de règles de conservation obsolètes ou de méthodes d’archivage archaïques.

Les enregistrements d’e-mail sont supprimés, manuellement ou automatiquement, selon une fréquence variant entre 30 et 90 jours. En règle générale, les entreprises qui stockent les e-mails dans l’éventualité d’une reprise sur sinistre utilisent des bandes de sauvegarde. Dans le cas de la sauvegarde des e-mails, le problème est dû au fait que les messages enregistrés précédemment sont souvent écrasés. Effectuer des recherches sur une bande de sauvegarde s’avère à la fois long et coûteux ; les coûts de restauration d’une bande sont ainsi compris entre 1 000 et 1 500 euros.

Conséquences

Si votre entreprise n’est pas en mesure de présenter, à temps, les enregistrements demandés, cela risque de lui coûter très cher. Si vous ne parvenez pas à remettre la main sur ces enregistrements, l’addition risque d’être très salée.

En moyenne, les entreprises dépensent 1 million d’euros en frais de justice, dont 30 % sont affectés aux tâches informatiques, telles que la recherche d’e-mails. L’absence de production d’enregistrements dans le cadre de recherches juridiques signifie que les entreprises ne disposent pas des preuves nécessaires à leur défense. Si la Cour établit qu’une entreprise a détruit ses enregistrements, elles encourt une lourde amende, voire une peine d’emprisonnement pour ses dirigeants. En fait, 84 % de toutes les amendes infligées en matière d’eDiscovery sont dues à la destruction d’e-mails.

Solution

Votre entreprise doit automatiser l’archivage de ses e-mails et leur destruction en fin de vie, tout en étant capable de les récupérer instantanément en cas de besoin.

La solution M+Archive de Messaging Architects gère le cycle de vie de vos e-mails en les conservant et en les détruisant, de manière intelligente, conformément aux règles de conservation des documents en vigueur, ainsi qu’aux rôles et responsabilités des différents acteurs de l’entreprise, tout en réduisant les coûts liés aux tâches informatiques et à l’eDiscovery.

Avantages

L’utilisation de M+Archive pour l’archivage des e-mails s’accompagne des avantages suivants pour votre entreprise :

• Application de ses propres règles de conservation des e-mails
• Conformité avec les lois en matière de conservation des documents
• Réduction du temps consacré à l’eDiscovery et des coûts y afférents
• Préservation de l’authenticité de vos e-mails archivés
• Réduction des coûts de stockage des e-mails

En savoir plus sur les fonctions et avantages de M+Archive

Plate-forme évolutive de gestion des risques de messagerie d’entreprise

M+Archive est conçu pour mettre à la disposition des entreprises une puissante solution qui allie évolutivité et tolérance aux pannes.

• M+Archive est configuré pour détecter automatiquement les clusters et les nœuds supplémentaires afin d’optimiser les performances.
• M+Archive contrôle et identifie les nœuds système qui peuvent être surchargés et réduire le niveau de performance, puis redistribue la charge de travail afin d’exploiter au mieux les ressources du système.

Interopérabilité totale entre les plates-formes de messagerie

M+Archive est une solution stable, fiable et facile à déployer, qui peut sans problème être intégrée dans vos systèmes de messagerie et de collaboration existants sans porter atteinte à la stabilité ou à l’évolutivité de l’environnement.

• Permet aux entreprises d’archiver rapidement tous les e-mails, pièces jointes et autres enregistrements électroniques provenant de Novell GroupWise et Microsoft Exchange Server (2003/2007) à des fins de conformité. Il offre, en outre, la possibilité de répondre rapidement aux demandes d’information (eDiscovery).  
• Prend en charge le déploiement d’environnements de messagerie mixtes dans les entreprises où coexistent GroupWise et Exchange. 
• Permet aux entreprises d’effectuer une transition graduelle vers une nouvelle plate-forme de messagerie suivant leurs besoins.
• Garantit la compatibilité avec tout système de messagerie futur en archivant les e-mails dans un format de fichier XML indépendant du système.

Outils de migration améliorés

M+Archive s’accompagne d’outils de migration améliorés pour aider les entreprises à effectuer une migration entre différentes plates-formes de messagerie.

• Réduit les risques et la complexité des migrations du système de messagerie en diminuant le volume de la mémoire des messages avant la migration.
• Offre aux entreprises la possibilité de dimensionner les utilisateurs et listes de diffusion entre les systèmes de messagerie.
• Rend inutile l’achat d’outils de migration tiers dont les coûts sont considérables pour un usage unique.

eDiscovery

M+Archive aide les entreprises à répondre aux demandes d’information (eDiscovery) rapidement et à moindre coût.

• Propose des fonctions de navigation orientée pour les recherches avancées et l’analyse des éléments archivés.
• Permet aux administrateurs d’effectuer une recherche parmi des millions d’e-mails, d’éléments d’agenda, de notes et de tâches, en quelques secondes seulement.
• Prend en charge un point de recherche unique afin d’aider les entreprises à réduire de manière significative les coûts de recherche d’information (eDiscovery) et à accélérer la réponse à ces demandes.

M+Archive et M+SecureStore 

M+Archive aide les administrateurs à mettre en application des règles de messagerie souples sans porter atteinte aux droits de confidentialité et de liberté des informations. De son côté, M+SecureStore permet de faire face à l’explosion des volumes de données électroniques, véritable cauchemar pour les administrateurs.

• Prend en charge le stockage d’une seule copie de la pièce jointe d’un message archivé grâce au stockage à instance unique (Single Instance Storage) afin de permettre aux administrateurs de mieux contrôler la circulation et la gestion des pièces jointes.
• Libère de l’espace de stockage et réduit les exigences globales en termes de stockage.
• Fournit un environnement de stockage écologique. Outre une réduction des coûts, son empreinte CO2 en termes de consommation énergétique, de refroidissement et d’encombrement est nettement inférieure aux produits classiques.

---

Une expérience utilisateur agréable

M+Archive est conçu pour offrir une expérience utilisateur agréable.

• Fournit une interface d’administration et de recherche basée sur le Web, l’intégration des clients de messagerie et l’intégration d’Outlook Web Access ou de GroupWise WebAccess.
• Permet aux utilisateurs finaux d’effectuer facilement des recherches fédérées parmi les e-mails actifs en ligne et les e-mails archivés dans les clients de messagerie Outlook et GroupWise 8.

Présentation des spécifications techniques de M+Archive

Spécifications techniques

Configuration requise pour le serveur d’archivage

• UC de catégorie serveur avec deux ou quatre processeurs (ou processeur unique à deux/quatre cœurs)
• 4 Go de mémoire vive (RAM)
• 50 Go d’espace sur le disque dur pour M+Archive et les applications associées
• Microsoft Windows Server 2000, 2003 ou 2008

Novell eDirectory

• eDirectory 8.7.3 ou version ultérieure

Active Directory

• Active Directory pour Windows Server 2003 ou 2008.

Systèmes d’exploitation pris en charge pour M+Archive

• Windows Server 2003, Édition Standard x32 ou x64
• Windows Server 2003, Édition Enterprise x32 ou x64

Bases de données prises en charge

• PostgreSQL (nécessite PostgreSQL Server  8.2.4-1)
• Oracle
• MySQL
• MSSQL (2005/Express)
• MSSQL (2000/MSDE)

Configuration requise pour le serveur d’index

• UC de catégorie serveur avec deux ou quatre processeurs (ou processeur unique à deux/quatre cœurs)
• 16 Go de mémoire vive (RAM)
• 50 Go d’espace sur le disque dur pour le logiciel d’indexation et les applications associées
• Disque dur SCSI ou SAS dans une configuration RAID5 avec suffisamment d’espace pour stocker la taille d’index prévue
• Microsoft Windows Server 2003 ou 2008 Édition Enterprise x64

Configuration requise pour GroupWise

• GroupWise 6.5.6 ou 7.0.1 (ou version ultérieure) Client Win32 32 bits

Configuration requise pour Exchange

• Microsoft Exchange 2003 ou 2007
• Microsoft Outlook Client 2003 ou 2007

Configuration requise pour Corporate / Personal Archive Viewer

• Internet Explorer 6.0 SP1 ou version ultérieure
• Windows XP ou version ultérieure
• Java Runtime Environment 5.0

Configuration requise pour GroupWise WebViewer / WebAccess

• Internet Explorer 6.0 SP1 ou version ultérieure
• GroupWise WebAccess 7.0

Configuration requise pour Outlook Web Access / Archive Web Access

• Internet Explorer 6.0 SP1 ou version ultérieure
• Outlook Web Access 2003 ou 2007 

---

Autres exigences en matière de stockage (facultatif)

Périphériques de stockage présentant les fonctions suivantes :

• Stockage à instance unique (Single Instance Storage)
• Chiffrement
• Fonctionnalité WORM

Autres exigences système (facultatif)

• Macromedia Flash Player

Navigateurs pris en charge

Internet Explorer version 6.0 SP1 (ou ultérieure) et Mozilla Firefox version 1.5.0.4 (ou ultérieure) peuvent être utilisés avec les composants Console d’administration Web et WebViewer de M+Archive. Cependant, si vous optez pour le navigateur Web Mozilla Firefox, vous devez également installer Internet Explorer 6.0 SP1 ou version ultérieure pour que votre système M+Archive fonctionne correctement.

Nouveautés de la dernière version de M+Archive

Version 2009.1

M+Archive 2009.1 s’accompagne de fonctionnalités de niveau professionnel en vue de limiter les risques. Il répond également aux besoins en termes d’interopérabilité du système et de partage sécurisé d’informations électroniques entre plusieurs environnements de messagerie au sein de l’entreprise.

• Substitution pour GroupWise 8. Fruit d’une collaboration entre Novell et Messaging Architects, la fonction de substitution permet aux utilisateurs finaux d’accéder, en toute simplicité, à leurs messages archivés au sein d’un client GroupWise 8. 
• Interopérabilité système totale entre GroupWise and Exchange. M+Archive offre des solutions d’archivage des e-mails, de conformité et de recherche (eDiscovery) complètes pour les entreprises dans lesquelles coexistent GroupWise et Exchange. Toutes sont regroupées dans un référentiel XML unique permettant une recherche unique dans le cadre de l’eDiscovery et l’accès des utilisateurs finaux.
• Prise en charge de l’archivage des e-mails Microsoft Exchange, ce qui permet aux utilisateurs finaux d’accéder directement à leurs archives via leurs clients Outlook et Outlook Web Access.
• Kit d’outils de migration étendu destiné à faciliter la migration entre les plates-formes de messagerie et à récupérer des boîtes de réception depuis M+Archive vers Exchange.
• Prise en charge de la substitution pour Exchange afin de permettre aux utilisateurs finaux d’accéder à leurs archives en toute simplicité. Ces utilisateurs peuvent gérer leurs boîtes de réception en transférant ou en supprimant des substituts, tout en préservant l’archive à des fins de conformité.