Regelbasierte E-Mail-Archivierung und E-Discovery

In den meisten Unternehmen wird eine wachsende Anzahl an Informationen in dem E-Mail-System des Unternehmens erhalten, generiert und gespeichert. Gemäß der American Records Management Association (ARMA) sind 90 % der heute erzeugten Aufzeichnungen elektronisch, wodurch das E-Mail-System Ihres Unternehmens zum wichtigsten Datenspeicher wird.

Daher ist es für die Produktivität und Sicherheit Ihres Unternehmen wichtig, dass die in Ihrem E-Mail-System gespeicherten Informationen sicher archiviert und einfach durchsuchbar aufbereitet werden, was besonders für Umgebungen mit multiplen E-Mail-Pattformen schwierig ist.

Reduzieren Sie die Kosten und Komplexität der E-Mail-Archivierung und eDiscovery

Netmail Archive ist eine Lösung für die E-Mail-Archivierung und eDiscovery für Novell GroupWise und Microsoft Exchange Server (2003/2007/2010). Sie erhält Ihre E-Mail-Aufzeichnungen auf intelligente Weise und reduziert dabei drastisch Kosten und Komplexität der E-Mail-Archivierung innerhalb Ihres Unternehmens und erzeugt E-Mail-Nachrichten während der eDiscovery.

• VOLLE INTEROPERABILITÄT ZWISCHEN E-MAIL-PLATTFORMEN. Ermöglicht Organisationen die schnelle Archivierung aller E-Mails, E-Mail-Anhänge und anderer elektronischer Aufzeichnungen von Novell GroupWise und Microsoft Exchange Server (2003/2007/2010) in einem zentralen Speicher.
• REGELBASIERTE E-MAIL-ARCHIVIERUNG. Automatisiert die zentrale Archivierung von E-Mails zur Einhaltung von Vorschriften, eDiscovery und internen Untersuchungen, auf Grundlage der Identitäten und Rollen von Personen innerhalb der Firma.
• VEREINFACHTES AUFFINDEN MIT GEFÜHRTER NAVIGATION. Ermöglicht gleichzeitiges Suchen durch mehrere Standorte für ein einfaches Auffinden und Wiederherstellen. Kennzeichnet sekundenschnelle Suchergebnisse und Verfeinerungen mit einer geführten Navigation, wodurch Sie einen Drill-Down in Millionen von E-Mail-Aufzeichnungen durchführen können. Durch die Bereitstellung eines zentralen Speichers, auf den mittels webbasierter als auch eigenständiger eDiscovery-Betrachter einfach zugegriffen werden kann, ermöglicht Netmail Archive dem Unternehmen eine einfache Suche nach E-Mails und erfüllt leicht die rechtlichen Auffindungsanfragen.
• NAHTLOSE BEDIENUNG FÜR ENDANWENDER. Bietet eine nahtlose Bedienung für Endanwender durch die Bereitstellung eines transparenten Zugriffs, um E-Mail-Aufzeichnungen durch GroupWise, WebAccess, Outlook und Outlook Web App – Clients zu archivieren.

Argumente, die die Notwendigkeit Ihrer E-Mail-Archivierung vorantreiben

Warum Sie Ihre E-Mails archivieren sollten

Die Faktoren

Gesetzliche und verwaltungstechnische Vorschriften fordern, dass Ihr Unternehmen seine E-Mail-Aufzeichnungen für den Fall eines Rechtsstreits, einer Prüfung oder eines Auskunftersuchens erzeugt.

GDPdU, Sarbanes-Oxley, Gramm-Leach-Bliley Act, HIPAA und weitere Richtlinien des Zivilverfahrensrechts verlangen von Unternehmen, die Vertraulichkeit ihrer elektronischen Aufzeichnungen zu sichern und zu schützen, da sie eine wichtige Quelle für Informationen und Beweise sind. In der Tat wurden in 75 % aller vergangenen Gerichtsverfahren E-Mails zur Beweisdarlegung verlangt. Zudem forderten die Behörden in einigen Fällen, dass alte E-Mail-Aufzeichnungen in weniger als 30 Tagen erzeugt werden mussten.

Das Problem

In den meisten Unternehmen werden E-Mail-Aufzeichnungen, aufgrund von veralteten Archivierungsrichtlinien oder archaischen Speichermethoden, nicht „auf Anfrage“ erzeugt.

E-Mail-Aufzeichnungen werden manuell oder systematisch innerhalb eines Zeitraumes von 30 bis 90 Tagen gelöscht. Unternehmen, die ihre E-Mails für Zwecke der Disaster Recovery speichern, verwenden normalerweise ein Sicherungsband. Das Problem der     E-Mail-Sicherung besteht darin, dass zuvor gesicherte E-Mails oftmals überschrieben werden. Zudem ist es äußerst zeitaufwändig und teuer, ein Sicherungsband zu durchsuchen. Es kostet ein Unternehmen zwischen $ 1.500 bis $ 2.000, um jedes Band wieder herzustellen.

Die Konsequenzen

Ihr Unternehmen zahlt einen hohen Preis, falls Sie Ihre E-Mail-Aufzeichnungen nicht rechtzeitig erzeugen können, und einen noch höheren Preis, wenn Sie es versäumen, sie insgesamt zur Verfügung zu stellen.

Ein Gerichtsverfahren kostet ein Unternehmen durchschnittlich $ 1,5 Millionen, wobei 30% der Kosten mit IT-bezogenen Aufgaben, wie z. B. der Suche nach E-Mails, verbunden sind. Ein Versäumnis bei der Erstellung sämtlicher E-Mail-Aufzeichnungen während einer juristischen Ermittlung bedeutet, dass die Unternehmen keinen Beweis haben, der für ihre Verteidigung hinzugezogen werden kann. Falls das Gericht feststellt, dass ein Unternehmen seine E-Mail-Aufzeichnungen vernichtet hat, wird es mit einer saftigen Geldstrafe und/oder Haftstrafe geahndet. In der Tat erfolgen 84 % aller eDiscovery-Geldstrafen wegen der Vernichtung von E-Mails.

Die Lösung

Ihr Unternehmen muss die Archivierung ihrer E-Mails und die Vernichtung alter E-Mails automatisieren und es muss ihm möglich sein, diese sofort nach Bedarf wieder herzustellen.

Netmail Archive von Messaging Architects verwaltet den Lebenszyklus Ihrer E-Mails in einem beliebigen System durch eine intelligente Aufbewahrung und Vernichtung mittels spezieller Aufbewahrungs¬gesetze und komplexen Fragestellungen zur Aufbewahrung, zum Abruf und zur Dokumentation. Gleichzeitig werden Ihre IT- und eDiscovery-Kosten gesenkt.

Die Vorteile

Durch die Archivierung Ihrer E-Mails mit Netmail Archive wird Ihr Unternehmen:

• zugeschnittene E-Mail-Aufbewahrungsregeln durchsetzen
• die Aufbewahrungsgesetze einhalten
• die Zeiten und Kosten der eDiscovery verringern
• die Authentizität Ihrer E-Mail-Aufzeichnungen erhalten
• Ihre E-Mail-Speicherkosten reduzieren

Erfahren Sie mehr über die Funktionen & Vorteile von Netmail Archive

Skalierbare Unternehmensplattform des E-Mail-Risikomanagements

Netmail Archive wurde gestaltet, um Unternehmen eine stabile Lösung zu liefern, die skalierbar und fehlertolerant ist. Die automatisierte Archivierung zur besseren Nutzung der Systemressourcen basiert auf den Identitäten und Rollen von Personen im Unternehmen.

• Konfiguration für die automatische Erkennung zusätzlicher Knoten und Cluster, um für eine maximale Leistung und Nutzzeit zu sorgen.
• Überwachung und Identifizierung von Systemknoten, die überladen sein können und so die Leistung minimieren, um mittels Umverteilung die Auslastung der Systemressourcen besser auszuschöpfen.

Volle Interoperabilität zwischen E-Mail-Plattformen

Netmail Archive ist eine einfach einzusetzende, stabile und zuverlässige Lösung, die nahtlos in die bestehenden Nachrichten- und Kollaborationssysteme integriert werden kann, ohne die bestehende Stabilität oder Skalierbarkeit der Umgebung zu gefährden.

• Ermöglicht Unternehmen die schnelle Archivierung aller E-Mails, E-Mail-Anhänge und anderen elektronischen Aufzeichnungen von Novell Group Wise und Microsoft Exchange Server (2003/2007/2010) für Konformitätszwecke und die Fähigkeit, schnell auf eDiscovery-Anfragen zu reagieren.  
• Unterstützt den Einsatz von gemischten E-Mail-Umgebungen für Unternehmen, bei denen Group Wise und Exchange nebeneinander bestehen.
• Ermöglicht Unternehmen einen schrittweisen Wechsel zu einer neuen E-Mail-Plattform, so wie es die Unternehmensanforderungen vorschreiben.
• Gewährleistet Kompatibilität mit jedem anderen zukünftigen Nachrichten-System, durch die Archivierung in ein systemunabhängiges XML-Dateiformat.

Verbesserte Migrationstools

Netmail Archive beinhaltet verbesserte Migrationstools, die Unternehmen bei der Umstellung zwischen E-Mail-Plattformen helfen.

• Vermindert das Risiko zur Komplexität der E-Mail-Systemmigrationen, durch die Volumenreduzierung des Nachrichtenspeichers vor der Migration.
• Liefert Unternehmen die Möglichkeit, Benutzer- und Verteilerlisten zwischen den E-Mail-Systemen bereitzustellen.
• Eliminiert die Notwendigkeit, Migrationstools von Dritten zu hohen einmaligen Nutzungskosten zu kaufen.

eDiscovery

Netmail Archive hilft Unternehmen, schnell und kostengünstig auf eDiscovery-Anfragen zu reagieren.

• Liefert eine geführte Navigation für umfassende Suchabfragen, gesetzliche Verpflichtungen und Analysen von archivierten Datenbeständen.
• Ermöglicht Administratoren die Durchsuchung von Millionen von E-Mail-Nachrichten, Kalendereinträgen, Anmerkungen und Arbeitsaufträgen in wenigen Sekunden.
• Unterstützt eine zentrale Discovery-Stelle, um Unternehmen dabei zu helfen, die eDiscovery-Kosten erheblich zu senken sowie die Rechtzeitigkeit bei der Beantwortung von eDiscovery-Anfragen zu erhöhen.

Netmail Archive und Netmail Store

Netmail Archive hilft Administratoren, flexible E-Mail-Verfahren ohne die Verletzung der Privatsphäre und Rechte zur Informationsfreiheit durchzusetzen, während Netmail Store dabei hilft, den Alptraum von exponentiell wachsenden Mengen an elektronischen Daten zu bewältigen.

• Unterstützt die Speicherung einer einzigen Kopie eines jeden archivierten Nachrichtenanhangs durch Single Instance Storage, welche den Administratoren eine bessere Kontrolle der Übertragung und Verwaltung von E-Mail-Anhängen erlaubt.
• Setzt Speicherplatz frei und reduziert die allgemeinen Speicheranforderungen.
• Liefert eine „übersichtlichere“ IT-Umgebung mit weniger Energieverbrauch, Kühlaufwand, Platzbedarf im Rechenzentrum und damit verbundene Kosten.

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Nahtlose Bedienung für Endanwender

Netmail Archive bietet eine nahtlose Bedienung für Endanwender.

• Liefert eine webbasierte Such- und Administrationsschnittstelle, E-Mail-Client-Integration sowie Integration in Outlook Web App oder Group Wise WebAccess.
• Benutzer können gleichzeitig eine Suchabfrage in den online- und archivierten E-Mails in ihren Outlook- und GroupWise 8-E-Mail-Clients durchführen.

Ansicht der technischen Spezifikationen von Netmail Archive

Technische Spezifikationen

Archive-Serveranforderungen

• Dual- oder Quadprozessor Server Class CPU (oder Einzel-CPU mit Dual/Quad-Cores)
• 4 GB RAM
• 50 GB Festplattenspeicher für Netmail Archive und verbundene Anwendungen
• Microsoft Windows Server 2000, 2003 oder 2008

Novell eDirectory

• eDirectory 8.7.3 oder höher

Active Directory

• Active Directory für Windows Server 2003 oder 2008

Unterstützte Betriebssysteme für Netmail Archive

• Windows Server 2003, Standard x32 or x64 Edition
• Windows Server 2003, Enterprise x32 oder x64 Edition

Unterstützte Datenbanken

• PostgreSQL (benötigt PostgreSQL Server 8.2.4-1)
• Oracle
• MySQL
• MSSQL (2005/Express)
• MSSQL (2000/MSDE)

Index-Serveranforderungen

• Dual- oder Quadprozessor Server Class CPU (oder Einzel-CPU mit Dual/Quad-Cores)
• 16 GB RAM
• 50 GB Festplattenspeicher für Indexierung der Software und verbundene Anwendungen
• SCSI oder SAS Festplatte mit einer RAID5 Konfiguration, mit genügend Festplattenspeicher für die Speicherung der erwarteten Indexgröße
• Microsoft Windows Server 2003 oder 2008 Enterprise x64 Edition

GroupWise-Anforderungen

• GroupWise 6.5.6 oder 7.0.1 (oder höher) 32-bit Win32 Client

Exchange-Anforderungen

• Microsoft Exchange 2003 oder 2007 oder 2010
• Microsoft Outlook Client 2003 oder 2007

Corporate / Personal Archive Viewer - Anforderungen

• Internet Explorer 6.0 SP1 oder höher
• Windows XP oder höher
• Java Runtime Environment 5.0

GroupWise WebViewer / WebAccess-Anforderungen

• Internet Explorer 6.0 SP1 oder höher
• GroupWise WebAccess 7.0 / 8.0

Outlook Web Access / Archive Web Access-Anforderungen

• Internet Explorer 6.0 SP1 oder höher
• Outlook Web Access 2003 oder 2007 

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Optionale Speicheranforderungen

Speichergeräte mit:

• Singe-Instance-Speicherung
• Verschlüsselung
• WORM-Funktionalität

Optionale Systemanforderungen

• Macromedia Flash Player

Unterstützte Browser

Internet Explorer Version 6.0 SP1 (oder höher) und Mozilla Firefox Version 1.5.0.4 (oder höher) werden bei der Verwendung mit der Web Administrationsconsole und WebViewer Komponente von Netmail Archive unterstützt. Falls Sie jedoch Mozilla Firefox als Web-Browser verwenden wollen, dann müssen Sie auch Internet Explorer 6.0 SP1 oder höher für Ihr Netmail Archive-System für eine richtige Funktion installieren.

Entdecken Sie die Neuheiten der aktuellen Version von Netmail Archive

Release 2010.1

Netmail Archive 2010.1 wurde  auf die hohen Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt, die zu Microsoft Exchange 2010 migrieren wollen und gleichzeitig eine erweiterte E-Mail Archivierung mit eDiscovery Funktion einführen möchten.

• Verbessertes Migrationswerkzeug.  Netmail Archive ist ein verbessertes Werkzeug zur Datenmigration, um sicher und optimiert von GroupWise oder Exchange 2003/2007 auf Exchange 2010 zu migrieren.
• Multi-Language Support. Netmail Archive bietet jetzt zusätzliche Unterstützung für Französisch, um die Archivierung und eDiscovery für große Unternehmen mit verschiedenen geografischen Standorten zu erleichtern.
• PST Management. Netmail PST Radar ist ein neuwertiges Discovery-Tool, was PST-Dateien leicht über das Netzwerk des Unternehmens erkennt und ortet. Integriert in den Netmail Archive, ermöglicht Netmail PST Radar dem Unternehmen revisionssicher zu archivieren und alle PST-Dateien in einem zentralen E-Mail-Archiv zu verwalten.